Makalah Pengertian dan Fungsi Ketatausahaan Sekolah

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Kunci pembangunan masa mendatang bagi bangsa indonesia adalah pendidikan. Sebab dengan pendidikan diharapkan setiap individu mengetahui keberadaannya dan mampu berpartisivasi dalam gerak pembangunan. Dengan pesatnya perkembangan dunia di era globalisasi pengetahuan, maka pendidikan nasional juga harus terus-menerus dikembangkan seirama dengan zaman. Pada umumnya sebuah sekolah dan pendidikan bertujuan pada bagaimana kehidupan manusia itu harus ditata, sesuai dengan nilai-nilai kewajaran dan keadaban.

Setiap sekolah sangat diperlukan memiliki ketatausahaan. Karena tata usaha merupakan bagian penting disekolah demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan sekolah. Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi kepala sekolah. Dengan informasi tersebut, kepala sekolah dalam mempertimbangkan keputusannya akan lebih tepat. karena tugas dari tata usaha itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan, mengelola, mengirim dan meyimpan dokumen-dokumen yang dianggap penting bagi sekolah. Serta salalh satu manfaat adanya tata usaha sekolah adalah kelancaran pekerjaan sekolah dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

B.     Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang dibahas dalam makalah ini yaitu :

1.        Apa yang dimaksud dengan Tata Usaha Sekolah ?

2.        Apa fungsi Tata Usaha Sekolah?

3.        Apa manfaat dari Tata Usaha Sekolah?

C.    Tujuan

Adapun tujuan yang dibahas dalam makalah ini yaitu :

1.        Mengetahui Pengertian Tata Usaha Sekolah

2.        Mengetahui Peranan dengan adanya Tata Usaha Sekolah

3.        Mengetahui Ciri-Ciri Tata Usaha Sekolah

4.        Mengetahui Manfaat dengan adanya Tata Usaha Sekolah

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Pengertian dan fungsi Ketatausahaan Sekolah

1.      Pengertian Tata Usaha

a.       Arti sempit:

“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat, mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu”.

b.      Arti luas

“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen 1998:2)

c.       Arti dari sudut asal usul kata

Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi berasal dari  bahasa latin yaitu ad dan ministrare. ad berarti intensif, sedangkan ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (husaini usman, 2006)

d.      Pengertian Ketatausahaan Sekolah

Tata usaha sekolah adalah bagian  dari unit pelaksana teknis penyelenggara sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah/madrasah.

e.        Fungsi kepala tata usaha

1.      Perencana administrasi program  dan anggaran

2.      Koordinator administrasi ketatausahaan

3.      Pengelola administrasi program

4.      Penyusun laporan program dan anggaran

5.      Pembina staf

B.     Peranan Dan Tanggung Jawab Guru Dalam Ke-Tata Usahaan Sekolah

1.      Peranan dan Tanggung Jawab Guru dalam Tata Usaha. Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Telah disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya.

Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.

Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya :

1.      Pencatatan Murid

Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap tahun ajaran.

Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.

2.      Pencatatan tentang Guru

Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.

3.      Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)

Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.

4.      Penertiban Buku-buku Tata Usaha

Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;

a.       Buku agenda

b.      Buku arsip

c.       Buku ekspedisi

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:

1)   Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-   guru

3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid

4)  Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5) Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, penata arsip pada proses surat menyurat.

C. Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha Sekolah

 Berdasarkan fakta yang ada, ternyata tidak semua guru memahami tugas dan peranannya dalam tata usaha di sekolahnya. Karena mereka menganggap untuk urusan tata usaha sudah ada pegawai yang bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas-tugas tata usaha, sehingga para guru tersebut hanya fokus untuk mengajar di kelas dan menganggap kewajiban mereka sebagai komponen sekolah sampai di situ saja.

Tata usaha adalah sesuatu yang tidak bisa diabaikan keberadaannya. Dikatakan  atas, bahwa tata usaha memberi kontribusi dalam prestasi sekolah (akademik dan non akademik).

Pada umumnya guru diangkat berdasarkan syarat-syarat seperti : umur, ijazah, kelompok kesehatan, kelakukan baik, tidak cacat dan sebagainya. Kedudukannya ialah sebagai pembantu kepala sekolah. Tugasnya dalam tata usaha sekolah ialah sebagai pembantu, yakni ikut melaksanakan tata usaha sekolah agar tercapai tujuan pendidikan yang sebenarnya.

Pada masa yang lampau pada umumnya tugas dan kewajiban guru hanyalah mengajar melulu, artinya hanya menyampaikan pengajaran, member tugas dam memeriksanya. Hal ini di sekolah-sekolah kita sekaran sudah usang. Dalam banyak hal, pekerjaannya berhubungan sekali dengan seorang pengawas, kepala sekolah, pegawai tata usaha, dan sebagainy

Berbagai langkah dapat ditempuh untuk pengoptimalisasi peran guru dalam tata usaha di sekolah, yaitu :

1. Guru harus patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Bukannya kepatuhan lahir saja, melainkan juga kepatuhan akan kesadaran. Tidak baik seorang guru kurang patuh dan mengingkari tugas. Ia harus menyadari bahwa jika tidak menjalankan tugas berarti menghalangi kelancaran tata usaha secara keseluruhan.

2. Guru bersikap terus terang bila menerima pembangian tugas tanggung jawab yang terlalu berat baginya atau bukan bidangnya atau di luar kemampuannya. Sikap menggerutu dan pura-pura di depan merusak suasana kekeluargaan dan mengurangi kepercayaan pimpinan kepadanya.

3. Guru harus siap sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu diperlukan

4. Guru harus mempunyai semangat yang besar untuk menyukseskan program kerja dalam melaksanakan tata usaha sekolah bukannya acuh tak acuh sebagai penonton belaka

5. Guru harus mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut bersama-sama melaksanakan tata usaha di sekolah

6. Guru harus menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan penanggung jawab dalam keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab tertingginya adalah kepala sekolah.

Dengan adanya saling pengertian antara pemimpin dan yang dipimpin, maka masing-masing melaksanakan tugas masing-masing sebaik-baiknya sehingga tercapai tujuan bersama. Adapun kegiatan partisipasi guru dalam tata usaha sekolah itu antara lain; sumbangan-sumbangan guru terhadap perbaikan kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum, pemilihan buku dan alat pelajaran, dan lain-lain.

Terhadap penyelenggaraan tata usaha di sekolah guru tidak lagi sebagai penonton saja, melainkan sebagai subjek atau pemain atau partisipan. Motivasi partisipasi guru adalah kesadaran karena ia tidak diajak ikut menetapkan serta membuat program kerja kegiatan mengenai seluruh tata usaha sekolah. Cara melaksanakan dan hasil kegiatan bergantung pada besar kecilnya “dedication of life” nya. Kemerdekaan kita menugaskan kepada kita, sebagai warga Negara yang terbuka, untuk lebih banyak berpartisipasi dalam menyelenggarakan tata usaha sekolah.

Bagaimana hubungannya dengan tugas guru dalam bidang pendidikan? Kita wajib dan diwajibkan berpartisipasi. Kurikulum dibuat oleh pemerintah atas dasar usul-usul daerah, pembuatannya fleksibel (luwes) agar dapat disesuaikan dengan situasi daerah, dengan kata lain ; agar daerah dapat berpartisipasi. Berbagai kegiatan ditentukan oleh daerah sendiri. Juga tiap sekolah wajib menentukan kegiatan sendiri sesuai dengan kebutuhannya.

Para karyawan diberi kebebasan dan karenanya mempunyai tanggung jawab. Organisasi sekolah, program kerja, usaha kesejahteraan ditentukan bersama oleh seluruh karyawan sekolah. Hal itu semua dibicarakan dalam rapat dewan guru. Rapat dewan guru berguna untuk :

1. Dengan adanya rapat itu dijalankan demokratisasi administrasi pendidikan agar tiap karyawan, dalam batas-batas tertentu mempunyai kebebasan berkerja dan karenanya memiliki tanggung jawab atas tercapainya tujuan pendidikan dan pengajaran.

2. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan program kerja yang disetujui bersama, hingga pelaksanaannya dapat berjalan tanpa pertentangan

3. Dengan adanya rapat itu dapat memperat persaudaraan serta menimbulkan saling pengertian karena itu terbina kegembiraan bekerja sama, melaksanakan tugas Negara dan bangsa.

4. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan supervise (pengawasan), evaluasi (penilaian), dan bimbingan dengan baik.

BAB III

KESIMPULAN

Pengertian Tata Usaha

a.       Arti sempit:

“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat, mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu”.

b.      Arti luas

“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen 1998:2)

c.       Arti dari sudut asal usul kata

Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi berasal dari  bahasa latin yaitu ad dan ministrare. ad berarti intensif, sedangkan ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (husaini usman, 2006)

d.      Pengertian Ketatausahaan Sekolah

Tata usaha sekolah adalah bagian  dari unit pelaksana teknis penyelenggara sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah/madrasah.

e.        Fungsi kepala tata usaha

6.      Perencana administrasi program  dan anggaran

7.      Koordinator administrasi ketatausahaan

8.      Pengelola administrasi program

9.      Penyusun laporan program dan anggaran

10.  Pembina staf

DAFTAR PUSTAKA

Anna. 2013. Pengertian dan Fungsi Ketatausahaan (Online). Tersedia pada: http://annah66.blogspot.co.id/2013/10/pengertian-dan-fungsi-ketata-usahaan_23.html. Di akses pada hari Senin, 18 Oktober 2015.

Samoeji. 2012. Pengertian dan Fungsi Ketatausahaan (Online). Tersedia pada: http://samoeji.blogspot.co.id/2012/01/pengertian-dan-fungsi-ketatausahaan.html. Di akses pada hari Selasa, 19 Oktober 2015.

Reza, Revya. 2013. Ketatausahaan Sekolah (Online). Tersedia Pada : https://revyareza.wordpress.com/2013/11/14/ketatausahaan-sekolah/.html. Di akses pada hari Rabu, 20 Oktober 2015.